وتفرض دولة الإمارات العربية المتحدة، باعتبارها مركزاً تجارياً رئيسياً في الشرق الأوسط، متطلبات ورقابة صارمة على السلع المستوردة. من أجل ضمان جودة المنتج والحفاظ على نظام السوق، تشترط حكومة دولة الإمارات العربية المتحدة أن تكون جميع الوثائق ذات الصلة بالسلع المستوردة قانونية ومصدقة. قد تختلف إجراءات المعالجة المحددة وفقًا لنوع المستند والمحتوى المحدد، ولكنها عادةً ما تؤكد على صحة المستند وسلامته وشرعيته.

جدول المحتويات

أولاً: أي الوثائق تحتاج إلى توثيق؟ ثانياً: أين يمكن إجراء التوثيق؟ ثالثاً: عملية توثيق الوثائق رابعاً: تغيير الرخصة التجارية

أولاً: أي الوثائق تحتاج إلى توثيق؟

1. الوثائق التجارية: الفواتير التجارية، قوائم التعبئة، بيانات الجمارك، قوائم الأسعار، العقود، وغيرها. هذه الوثائق ضرورية لاستيراد وتصدير البضائع ويجب توثيقها قانونياً.

2. وثائق المنتج: بالنسبة لمنتجات معينة مثل الأجهزة الطبية، المواد الغذائية، ومستحضرات التجميل، يجب تقديم شهادات الإنتاج، تقارير فحص الجودة، شهادات البيع الحر، وغيرها من الوثائق، وتوثيقها من خلال سفارة الإمارات.

3. وثائق الشركة: النظام الأساسي للشركة، الرخصة التجارية، خطابات التفويض، وغيرها، لإثبات شرعية الشركة وأهليتها التجارية.

ثانياً: أين يمكن إجراء التوثيق؟

لجنة التجارة الدولية الصينية (CCPIT): أولاً، يجب تقديم الوثائق المطلوبة للتوثيق إلى CCPIT للفحص الأولي والتوثيق. ستقوم CCPIT بإصدار شهادة تجارية كدليل على صحة الوثيقة.

وزارة الخارجية أو المكاتب الخارجية: بعد ذلك، يتم تقديم الشهادة التجارية الصادرة من CCPIT إلى وزارة الخارجية أو المكاتب الخارجية لمزيد من التوثيق. سيقومون بتأكيد صحة وشرعية الوثيقة وختمها.

سفارة الإمارات في الصين: الخطوة الأخيرة، تقديم الوثائق الموثقة من وزارة الخارجية أو المكاتب الخارجية إلى سفارة الإمارات في الصين للتوثيق النهائي. ستقوم السفارة بتأكيد صحة وشرعية الوثيقة وختمها بختم سفارة الإمارات.

فيما يلي عملية توثيق الوثائق الشائعة:

ثالثاً: عملية توثيق الوثائق

1. إعداد وثائق الشركة

النظام الأساسي للشركة (MOA): يحدد هيكل الشركة وحقوق المساهمين.

اتفاقية المساهمين: تنظم حقوق وواجبات المساهمين.

قرارات مجلس الإدارة: تسجل القرارات الهامة للشركة.

الرخصة التجارية: تصدرها المنطقة الحرة، لإثبات تسجيل الشركة قانونياً.

2. توثيق إدارة المنطقة الحرة

تقوم إدارة المنطقة الحرة بالتوثيق الأولي، للتأكد من مطابقة الوثائق للقوانين المحلية.

3. توثيق وزارة الاقتصاد الإماراتية

بعض الوثائق يجب تقديمها لوزارة الاقتصاد للتأكد من مطابقتها للقوانين الوطنية.

4. توثيق وزارة الخارجية

توثيق وزارة الخارجية يؤكد صلاحية الوثائق دولياً.

5. توثيق سفارة الإمارات

إذا كانت الوثائق مخصصة للاستخدام خارج الدولة، يجب توثيقها في سفارة الإمارات في البلد المعني.

6. الترجمة والتوثيق

الوثائق غير العربية يجب ترجمتها للعربية وتوثيقها من قبل كاتب العدل.

كم من الوقت يستغرق التوثيق؟

تستغرق عملية التوثيق عادةً من 12 إلى 15 يوم عمل، وقد يختلف الوقت حسب الموسم أو التغييرات السياسية. لذا، يُنصح بالتخطيط المسبق وترتيب إجراءات التوثيق مسبقاً، لضمان وجود وقت كافي لإتمام التوثيق، وتجنب التأثير على خطط تصدير المنتجات.

رابعاً: تغيير الرخصة التجارية

يشمل تغيير الرخصة التجارية في الإمارات عدة جوانب، منها:

1. تغيير اسم الشركة: يمكن للشركة تغيير اسمها بعد عام من التأسيس. تشمل الخطوات الموافقة على الاسم الجديد، تقديم طلب مسبق لدائرة التنمية الاقتصادية، تقديم المستندات، واستلام إشعار التغيير.

2. تغيير عنوان الشركة: يجب تقديم طلب لتغيير السجل قبل الانتقال لمقر جديد، مع تقديم إثبات للمقر الجديد.

3. تغيير الممثل القانوني: يجب تقديم طلب لتغيير السجل خلال 30 يوماً من قرار التغيير.

4. تغيير رأس المال المسجل: يجب تقديم طلب لتغيير السجل خلال 30 يوماً من زيادة أو تخفيض رأس المال.

5. تغيير نطاق العمل: يتطلب عقد اجتماع للمساهمين لاتخاذ قرار، تعديل النظام الأساسي، وتقديم طلب لتغيير نطاق العمل.

6. تغيير نوع الشركة: يجب تقديم طلب لتغيير السجل لمكتب تسجيل الشركات، مع تقديم الوثائق المطلوبة.

7. تغيير مساهمي الشركة: يجب على شركة المسؤولية المحدودة تقديم طلب لتغيير السجل خلال 30 يوماً من تغيير المساهمين.

8. تغيير النظام الأساسي: يجب إيداع النظام الأساسي المعدل أو التعديلات لمكتب تسجيل الشركات الأصلي.

9. تغيير أعضاء مجلس الإدارة، المراقبين، أو المديرين: يجب إيداع تغييرات هذه الهيئات لمكتب تسجيل الشركات الأصلي.

تضمن هذه التغييرات مرونة الشركة وشرعيتها من الناحية القانونية والتشغيلية.